Das neue Vereinsjahr beginnt häufig mit dem Aufräumen der Ablage. Hier stellt sich dann die Frage, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und welche entsorgt werden können. Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Schluss des Kalenderjahres, in das das jeweilige Ereignis fiel. Beispiel: Eine Rechnung, die man im Jahr 2010 beglichen hat, kann seit dem 1. Januar dieses Jahres entsorgt werden.
Auch Unterlagen wie die Bilanzbuchhaltung und Aufzeichnungen dazu, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz (mit Organisationsunterlagen) und Buchungsbelege unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Auch bei Zuwendungsbestätigungen für Spenden muss man zehn Jahre lang ein Doppel aufbewahren. Auch Kontoauszüge, auch elektronisch übermittelte, sind zehn Jahre zu sichern, können dann aber weg.
Einige Besonderheiten
Lohnkonten sowie Handels- oder Geschäftsbriefe darf man schon nach sechs Jahren vernichten. Daniel Brandhorst, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in der Kanzlei Zahlmann in Löhne, möchte noch auf eine Besonderheit hinweisen: „Die Aufbewahrungsfrist von Verträgen beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.“ Eine weitere Ausnahme sind Steuerbescheide, die aufgrund laufender Klagen noch nicht rechtskräftig sind.
Digitales Speichern möglich
Besonderheiten gelten auch bei der Speicherung von Unterlagen. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz, die im Original zu archivieren sind, können alle Unterlagen auch auf Datenträgern gespeichert werden. Voraussetzung ist, dass man die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhält und sicherstellt, dass die Daten wiedergegeben werden können.
Auf den Datenschutz achten
Brandhorst warnt aber vor einem unachtsamen Abschied von den Daten: „Achten Sie bei der Entsorgung auch auf den Datenschutz! Sofern personenbezogene Daten erkennbar sind, sollten Sie eine professionelle Entsorgung beauftragen.“ Sonst drohen dem Verein drastische Bußgelder. Und anderes sollte bei Vereinen gar nicht vernichtet werden: Protokolle, Fotos oder Presseberichte seien für die Geschichte des Vereins bedeutsam, so Brandhorst.
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