Führungskräfte, Projektmanager und Mitarbeiter verbringen einen zunehmenden Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Darunter leidet das Unternehmen. Und die Motivation der Mitarbeiter.
Immer mehr Meetings
“Die Frequenz von Meetings hat in den letzten Jahren stetig zugenommen “, sagt Nale Lehmann-Willenbrock, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Hamburg gegenüber dpa. Dass Besprechungen notwendig und sinnvoll sind, steht außer Frage: “Sie werden zum Beispiel immer dann gebraucht, wenn gemeinsam Probleme gelöst, Prozesse abgestimmt oder neu angepasst werden müssen oder wenn auf Krisen reagiert werden muss”, sagt die Wissenschaftlerin. Durch die vermehrte Arbeit im Homeoffice habe insbesondere die Anzahl kürzerer Meetings und Eins-zu-Eins-Meetings zugenommen – mangels anderer Interaktionsmöglichkeiten.
Auch Teilnehmerzahl steigt
Andere Experten fügen an, dass es durch Online-Meetings sehr einfach geworden weitere Kollegen in ein Meeting einzubinden. Das könne Vorteile haben, bedürfe aber einer sehr viel höheren Stringenz im Meetingmanagement. Falls die fehle, häuften sich die Klagen: eine zu große Teilnehmerschar, überflüssige Wortmeldungen, mangelnde Struktur.
Verantwortung verschwimmt
Eine Folge von immer mehr Abstimmungsterminen ist, dass nicht nur den Führungskräften immer weniger Zeit für die eigentliche Arbeit haben. 2017 erschein in den USA ein Forschungsbericht unter dem Titel “Stop the Meeting Madness”: Demzufolge klagten 65 Prozent der 182 befragten leitenden Manager, dass Besprechungen sie von der Arbeit abhielten. Ein anderes Problem entsteht daraus, dass mit immer mehr Beteiligten die Verantwortlichkeiten immer breiter verteilt werden. Nicht zuletzt kosten mehr Meetings mit noch mehr Teilnehmern die Firmen viel mehr Geld.
Von Amazon lernen
Große US-Techkonzerne sind bekannt für ihre straffen Vorgaben; ein Beispiel dafür sind die bei Amazon üblichen “Two Pizza Teams”: Eine Arbeitsgruppe samt ihrer Meetings soll nicht mehr Mitglieder haben, als von zwei Pizzen satt werden. “Denn bei mehr als zehn Personen verliert der Planungsprozess an Effektivität, Qualität und Produktivität”, sagt eine Sprecherin von Amazon Deutschland. Bei Amazon dauert ein Meeting in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten, die Zeit soll exakt eingehalten werden. Auftakt ist das gemeinsame Lesen eines zuvor vorbereiteten maximal sechsseitigen Dokuments, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Viel simpler ist eine Idee, die auch aus Ostwestfalen stammen könnte: Erste Unternehmen möblieren ihre Meetingräume neu, stellen Stehtische auf und tauschen Kaffee und Kekse gegen Mineralwasser. Auch dass verkürzt die Meetings deutlich, ersetzt aber weder eine gute Vorbereitung, eine straffe Führung noch eine To do-Liste mit Verantwortlichkeiten am Ende jeder Besprechung.
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Volksbank Herford-Mindener Land – Bild © prostock-studio – adobe stock